Sind Sie bereit, die Dokumentations- und Informationsflüsse in anspruchsvollen Projekten konsequent zu steuern und damit messbaren Projektfortschritt zu ermöglichen? Dann könnten Sie genau die richtige Verstärkung sein.

jobs-schweiz.ch bringt Top-Talente mit herausragenden Arbeitgebern in der Schweiz zusammen. Wir helfen Ihnen, passende Positionen schnell zu finden – regional wie auch schweizweit.

Unser Kunde ist eine etablierte Organisation mit Fokus auf die erfolgreiche Umsetzung anspruchsvoller Projekte und die nachhaltige Qualität der gelieferten Ergebnisse. Im Zentrum stehen verbindliche Prozesse, ein partnerschaftlicher Umgang im Team und der Anspruch, Verantwortung für Standards und Transparenz zu übernehmen. Mit Ihrer Unterstützung sorgen Sie dafür, dass Dokumentation, Schulungen und Informationslieferungen zuverlässig funktionieren und das Projektteam effizienter arbeiten kann.

Für einen führenden Kunden in der Region Basel suchen wir Sie in der Position als Dokumentenmanager (m/w/d).

Ihre Aufgaben

• Erstellung von Dokumentenmanagement-Konzepten und Implementierung gemäss Liefer- und Leistungsumfang sowie der Master Document List
• Erstellung von Schulungsunterlagen, Organisation und Durchführung dokumentierter Schulungen des Projektteams inklusive Subunternehmern
• Regelmässige formelle Prüfungen der Dokumentation durchführen, um die Projektanforderungen sicherzustellen und relevante Metadaten zu prüfen
• Überwachung des Systems und des Informationsflusses, Identifikation von Engpässen und Verzögerungen sowie Eskalation zur Lösung
• Überwachung des Dokumentenfortschritts anhand des Projektterminplans und regelmässige Berichterstattung
• Analyse der Daten und klare Kommunikation der Ergebnisse an die zuständigen Mitglieder des Projektteams
• Planung des Informationslieferplans in Zusammenarbeit mit dem Projektteam, Definition von Fristen sowie Überwachung der Systeme zur Sicherstellung der Einhaltung
• Beschaffung von Unterlagen und Informationen vom Projektteam und den Subunternehmern
• Qualitätssicherung der Dokumente in den jeweiligen Projekten gemäss den BakerHicks-Standards
• Prüfung eigener Projekte zur Sicherstellung der Einhaltung der Prozesse innerhalb der BakerHicks-Qualitätsstandards
• Unterstützung im Berichtswesen zur Fortschrittskontrolle sowie enge Abstimmung mit Terminplanung und Projektcontrolling

Ihr Profil

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Dokumentation technischer Projekte
• Erfahrung im Qualitätsmanagement, bevorzugt im GMP-Umfeld
• Fundierte Kenntnisse der Good Documentation Practice (GDP)
• Erfahrung im Aufsetzen und Implementieren von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen bzw. -konzepten inkl. notwendiger Abläufe (Workflows)
• Gute IT-Kenntnisse (MS-Office) und idealerweise Erfahrung im Dokumentenmanagement, z.B. ACC / 4Projects / Viewpoint / Fieldview / AWARO / Primavera Unifier / DocuTools oder vergleichbar
• Ausgeprägte Qualitätsorientierung
• Hohe Kommunikationsfähigkeit
• Proaktive Arbeitsweise („Macherqualität“), um nachhaltige Ergebnisse sicherzustellen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch ist von Vorteil
• Reisebereitschaft je nach Projektbedarf
• Abgeschlossene Berufsausbildung im entsprechenden Fachbereich

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Ziele mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.

Sind Sie bereit, die Dokumentations- und Informationsflüsse in anspruchsvollen Projekten konsequent zu steuern und damit messbaren Projektfortschritt zu ermöglichen? Dann könnten Sie genau die richtige Verstärkung sein.

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• Regelmässige formelle Prüfungen der Dokumentation durchführen, um die Projektanforderungen sicherzustellen und relevante Metadaten zu prüfen
• Überwachung des Systems und des Informationsflusses, Identifikation von Engpässen und Verzögerungen sowie Eskalation zur Lösung
• Überwachung des Dokumentenfortschritts anhand des Projektterminplans und regelmässige Berichterstattung
• Analyse der Daten und klare Kommunikation der Ergebnisse an die zuständigen Mitglieder des Projektteams
• Planung des Informationslieferplans in Zusammenarbeit mit dem Projektteam, Definition von Fristen sowie Überwachung der Systeme zur Sicherstellung der Einhaltung
• Beschaffung von Unterlagen und Informationen vom Projektteam und den Subunternehmern
• Qualitätssicherung der Dokumente in den jeweiligen Projekten gemäss den BakerHicks-Standards
• Prüfung eigener Projekte zur Sicherstellung der Einhaltung der Prozesse innerhalb der BakerHicks-Qualitätsstandards
• Unterstützung im Berichtswesen zur Fortschrittskontrolle sowie enge Abstimmung mit Terminplanung und Projektcontrolling

Ihr Profil

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Dokumentation technischer Projekte
• Erfahrung im Qualitätsmanagement, bevorzugt im GMP-Umfeld
• Fundierte Kenntnisse der Good Documentation Practice (GDP)
• Erfahrung im Aufsetzen und Implementieren von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen bzw. -konzepten inkl. notwendiger Abläufe (Workflows)
• Gute IT-Kenntnisse (MS-Office) und idealerweise Erfahrung im Dokumentenmanagement, z.B. ACC / 4Projects / Viewpoint / Fieldview / AWARO / Primavera Unifier / DocuTools oder vergleichbar
• Ausgeprägte Qualitätsorientierung
• Hohe Kommunikationsfähigkeit
• Proaktive Arbeitsweise („Macherqualität“), um nachhaltige Ergebnisse sicherzustellen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch ist von Vorteil
• Reisebereitschaft je nach Projektbedarf
• Abgeschlossene Berufsausbildung im entsprechenden Fachbereich

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Vielfalt und Chancengleichheit
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