Sind Sie eine engagierte und organisierte Persönlichkeit auf der Suche nach einer neuen Herausforderung im administrativen Bereich?

jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche.

Unser Kunde ist eine etablierte Organisation mit Fokus auf technologische Innovationen und effiziente Arbeitsprozesse. Das Unternehmen legt grossen Wert auf eine offene, kollaborative Kultur, in der Teamarbeit und Eigeninitiative geschätzt werden. Mit der Verstärkung ihres Teams sucht das Unternehmen eine motivierte Person, die durch ihre Unterstützung den reibungslosen Ablauf der Abteilung gewährleistet.

Basel Administrative Assistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Vertrauensvolle Unterstützung des Heads of TechOps und des Leadership-Teams durch proaktive administrative und organisatorische Tätigkeiten.
• Selbstständige Steuerung und Priorisierung eines vielfältigen Abteilungsmanagements zur Sicherstellung eines effizienten Tagesgeschäfts.
• Überwachung offener Aufgaben und rechtzeitiges Follow-up mit internen sowie externen Partnern.
• Erkennung von Lücken und Ineffizienzen in administrativen Prozessen sowie Vorschläge für praktische Verbesserungen.
• Vorbereitung von Agenden, Koordination der Meeting-Unterlagen und Protokollführung bei Leadership-Meetings.
• Pflege des Organigramms, der Mailing-Listen und der SharePoint-Rechte.
• Organisation von Dienstreisen des Heads of TechOps und weiterer Teammitglieder.
• Kostenkontrolle und regelmäßige Berichterstattung zu Ausgaben wie Reisen, Schulungen und Bewirtung.
• Koordination des Facility Managements, inklusive Raumbuchungen und Raumzuweisungen in Zusammenarbeit mit dem Standortmanagement.
• Rechnungs- und Mailmanagement sowie Versorgung mit Büromaterialien.
• Kommunikation relevanter Informationen innerhalb der Division sicherstellen.
• Organisation interner und externer Meetings inklusive Logistik, Raumreservierungen und Empfangsdienst.
• Planung und Koordination von Team- und Firmenveranstaltungen.
• Terminplanung für Interviews in Zusammenarbeit mit HR und externen Partnern.
• Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen von Mitarbeitenden, inklusive IT-Ausrüstung und Verwaltung.
• Verwaltung von Vertrags-Workflows und der elektronischen Unterschriftensammlung via Adobe Acrobat Sign.
• Ablage juristischer Dokumente und Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung im Archivierungsprozess.
• Administrative Unterstützung bei der Erstellung und Formatierung von SOPs für das TechOps-Team.

Ihr Profil

• Relevante Ausbildung im Bereich Managementassistenz, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Feld, verbunden mit mehrjähriger Berufserfahrung im Support eines Departements, einer Division oder eines Führungsperson in einem internationalen Umfeld.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Abteilungsleitern in einem dynamischen Umfeld.
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Ressourcenorientierung und Selbstmotivation, mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, Urteilsfähigkeit zu zeigen und Aktivitäten ohne enge Überwachung abzuschließen.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz, um Unklarheiten zu bewältigen, Prioritäten zu setzen und mehrere Anforderungen gleichzeitig zu managen.
• Starkes Verantwortungsbewusstsein, proaktive Haltung und serviceorientiertes Denken.
• Hohes Augenmerk auf Details sowie eine zuverlässige, strukturierte Arbeitsweise.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, um effektiv funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten.
• Ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Englisch in Wort und Schrift; Deutsch und/oder Französisch sind von Vorteil.
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office, inklusive Word, Outlook, PowerPoint und Visio.
• Mindestens fünf Jahre relevante Erfahrung in der Finanzverwaltung, im Einkauf oder in der Lagerverwaltung.
• Erfahrung mit Coupa und SAP S/4HANA von Vorteil.
• Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team effektiv zu arbeiten, auch unter Druck.
• Sicherer Umgang mit sensiblen Informationen und die Fähigkeit, strenge Vertraulichkeit zu wahren.
• Erfahrung in der Pharmaindustrie ist von Vorteil.
• Grundkenntnisse in GxP-Umgebungen und einschlägigen pharmazeutischen Regularien, inklusive EudraLex Band 4, sind vorteilhaft.

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Ziele mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.

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• Selbstständige Steuerung und Priorisierung eines vielfältigen Abteilungsmanagements zur Sicherstellung eines effizienten Tagesgeschäfts.
• Überwachung offener Aufgaben und rechtzeitiges Follow-up mit internen sowie externen Partnern.
• Erkennung von Lücken und Ineffizienzen in administrativen Prozessen sowie Vorschläge für praktische Verbesserungen.
• Vorbereitung von Agenden, Koordination der Meeting-Unterlagen und Protokollführung bei Leadership-Meetings.
• Pflege des Organigramms, der Mailing-Listen und der SharePoint-Rechte.
• Organisation von Dienstreisen des Heads of TechOps und weiterer Teammitglieder.
• Kostenkontrolle und regelmäßige Berichterstattung zu Ausgaben wie Reisen, Schulungen und Bewirtung.
• Koordination des Facility Managements, inklusive Raumbuchungen und Raumzuweisungen in Zusammenarbeit mit dem Standortmanagement.
• Rechnungs- und Mailmanagement sowie Versorgung mit Büromaterialien.
• Kommunikation relevanter Informationen innerhalb der Division sicherstellen.
• Organisation interner und externer Meetings inklusive Logistik, Raumreservierungen und Empfangsdienst.
• Planung und Koordination von Team- und Firmenveranstaltungen.
• Terminplanung für Interviews in Zusammenarbeit mit HR und externen Partnern.
• Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen von Mitarbeitenden, inklusive IT-Ausrüstung und Verwaltung.
• Verwaltung von Vertrags-Workflows und der elektronischen Unterschriftensammlung via Adobe Acrobat Sign.
• Ablage juristischer Dokumente und Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung im Archivierungsprozess.
• Administrative Unterstützung bei der Erstellung und Formatierung von SOPs für das TechOps-Team.

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• Relevante Ausbildung im Bereich Managementassistenz, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Feld, verbunden mit mehrjähriger Berufserfahrung im Support eines Departements, einer Division oder eines Führungsperson in einem internationalen Umfeld.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Abteilungsleitern in einem dynamischen Umfeld.
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Ressourcenorientierung und Selbstmotivation, mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, Urteilsfähigkeit zu zeigen und Aktivitäten ohne enge Überwachung abzuschließen.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz, um Unklarheiten zu bewältigen, Prioritäten zu setzen und mehrere Anforderungen gleichzeitig zu managen.
• Starkes Verantwortungsbewusstsein, proaktive Haltung und serviceorientiertes Denken.
• Hohes Augenmerk auf Details sowie eine zuverlässige, strukturierte Arbeitsweise.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, um effektiv funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten.
• Ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Englisch in Wort und Schrift; Deutsch und/oder Französisch sind von Vorteil.
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office, inklusive Word, Outlook, PowerPoint und Visio.
• Mindestens fünf Jahre relevante Erfahrung in der Finanzverwaltung, im Einkauf oder in der Lagerverwaltung.
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• Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team effektiv zu arbeiten, auch unter Druck.
• Sicherer Umgang mit sensiblen Informationen und die Fähigkeit, strenge Vertraulichkeit zu wahren.
• Erfahrung in der Pharmaindustrie ist von Vorteil.
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Hinweis zur Bewerbung
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Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.