Sind Sie auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung in der Verwaltung?

Unser Kunde, eine etablierte Organisation in der Region Genf, sucht per sofort eine engagierte Persönlichkeit für die Position als Assistenz.

Unser Kunde ist eine etablierte Organisation, die sich der effizienten Verwaltung und der Unterstützung von Führungskräften in der Region Genf widmet. Das Unternehmen legt grossen Wert auf ein professionelles Arbeitsumfeld, in dem Diskretion, Zuverlässigkeit und Teamgeist im Vordergrund stehen. Wir freuen uns darauf, Sie als wertvolle Unterstützung im Team willkommen zu heissen und gemeinsam neue Wege in der administrativen Exzellenz zu gehen.

Assistante administrative ou assistant administratif 1 - auxiliaire à 100% in Geneva (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Direktorin, der drei Dienststellenleiter sowie der Zelle für Wertschöpfung in administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Beitrag zur Verbesserung der Managementeffizienz der Direktorin und der Führungskräfte durch Unterstützung in allen Sekretariatsbereichen, insbesondere in der hochrangigen Texterstellung und der Verbreitung verschiedener und vertraulicher Informationen
• Verwaltung des Terminplans und Nachverfolgung der Aufgaben der Direktorin
• Aktualisierung verschiedener Dashboards und Erstellung von PowerPoint-Präsentationen
• Organisation von Sitzungen und Protokollführung
• Nachverfolgung der Abwesenheiten des Personals und Sicherstellung der Schnittstelle zur Personalabteilung
• Selbstständige Durchführung von Projekten zur Förderung der Aktivitäten der Direktion
• Einführung neuer Verfahren und Verbesserung bestehender Prozesse
• Förderung eines Vertrauensklimas und einer Nähe zu allen Mitarbeitenden der DGV
• Einbringen von Originalität und Kreativität bei der Organisation verschiedener Veranstaltungen (Jahresendfeiern, Plenumsitzungen, An- und Abmeldungen von Mitarbeitenden)

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsmaturität oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung
• 5 bis 8 Jahre Berufserfahrung als Assistenz, idealerweise in einer Direktion
• Im Falle einer Einstellung ist für ausländische Diplome ein Nachweis der Gleichwertigkeit erforderlich
• Perfekte Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift sowie grosse schriftliche Ausdrucksstärke
• Initiativgeist und Selbstständigkeit
• Flexibilität, Sorgfalt, Reaktionsfähigkeit und Verfügbarkeit
• Gute Priorisierungs- und Stressbewältigungsfähigkeit
• Diskretion und Wahrung der Vertraulichkeit
• Taktgefühl
• Sehr gute Beherrschung der gängigen Büroanwendungen (Excel, Word und PowerPoint)
• Kenntnisse der Software des Kantons Genf von Vorteil

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Ziele mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.

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Ihre Aufgaben

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• Beitrag zur Verbesserung der Managementeffizienz der Direktorin und der Führungskräfte durch Unterstützung in allen Sekretariatsbereichen, insbesondere in der hochrangigen Texterstellung und der Verbreitung verschiedener und vertraulicher Informationen
• Verwaltung des Terminplans und Nachverfolgung der Aufgaben der Direktorin
• Aktualisierung verschiedener Dashboards und Erstellung von PowerPoint-Präsentationen
• Organisation von Sitzungen und Protokollführung
• Nachverfolgung der Abwesenheiten des Personals und Sicherstellung der Schnittstelle zur Personalabteilung
• Selbstständige Durchführung von Projekten zur Förderung der Aktivitäten der Direktion
• Einführung neuer Verfahren und Verbesserung bestehender Prozesse
• Förderung eines Vertrauensklimas und einer Nähe zu allen Mitarbeitenden der DGV
• Einbringen von Originalität und Kreativität bei der Organisation verschiedener Veranstaltungen (Jahresendfeiern, Plenumsitzungen, An- und Abmeldungen von Mitarbeitenden)

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsmaturität oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung
• 5 bis 8 Jahre Berufserfahrung als Assistenz, idealerweise in einer Direktion
• Im Falle einer Einstellung ist für ausländische Diplome ein Nachweis der Gleichwertigkeit erforderlich
• Perfekte Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift sowie grosse schriftliche Ausdrucksstärke
• Initiativgeist und Selbstständigkeit
• Flexibilität, Sorgfalt, Reaktionsfähigkeit und Verfügbarkeit
• Gute Priorisierungs- und Stressbewältigungsfähigkeit
• Diskretion und Wahrung der Vertraulichkeit
• Taktgefühl
• Sehr gute Beherrschung der gängigen Büroanwendungen (Excel, Word und PowerPoint)
• Kenntnisse der Software des Kantons Genf von Vorteil

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Hinweis zur Bewerbung
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Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.