Sie organisieren gerne, behalten auch in hektischen Phasen den Überblick und unterstützen Teams mit Ihrer strukturierten, zuverlässigen Art? Dann könnte diese Position im Sekretariat und Assistenzbereich genau zu Ihnen passen.

jobs-schweiz.ch verbindet topqualifizierte Talente mit hervorragenden Arbeitgebern in der ganzen Schweiz. Gemeinsam finden wir den passenden Fit – fachlich wie menschlich.

Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Bau- und Planungsumfeld mit dem Anspruch, Projekte zuverlässig zu begleiten. Im Arbeitsalltag stehen Zusammenarbeit, Verlässlichkeit und eine serviceorientierte Haltung gegenüber internen und externen Ansprechpartnern im Mittelpunkt. Mit Ihrer neuen Rolle übernehmen Sie zentrale Organisations- und Assistenzaufgaben und tragen so spürbar zum reibungslosen Projektbetrieb bei.

Für einen führenden Kunden in der Region Zürich suchen wir Sie in der Position als Sekretariat und Assistent:in der Geschäftsleitung, Pensum 60-80% (m/w/d).

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für verschiedene Projektarbeiten: selbständige Erledigung und Organisation sämtlicher Sekretariatsaufgaben für Team-/Bereichsleiter, Projektleiter, Bauleiter, Architekten und Zeichner
• Administrative Unterstützung der Bereiche Projektentwicklung und Marketing
• Vorerfassung aller eingehenden Projektrechnungen im DELTAbauad
• Rezeption und Telefonie: Bedienung der Telefonzentrale und des Empfangsschalters, Verteilen eingehender E-Mails, Ab- und Anwesenheitskontrolle der Mitarbeitenden (Aufzählung nicht abschliessend)
• Interne Postbearbeitung und -verteilung
• Führen und Abrechnen der Bürokasse
• Terminkoordination, Organisation von Sitzungen, Protokollwesen und Führen von Pendenzenlisten
• Offert-, Submissions- und Werkvertragsmanagement
• Mithilfe in Bauadministration und Baubuchhaltung in Zusammenarbeit mit der Bauleitung
• Mithilfe bei Dokumentationen und Revisionsunterlagen
• Unterstützung der internen Dienste: Betreuung interner und externer Kunden und Gäste während Sitzungen (Aufzählung nicht abschliessend)
• Küche und Büroalltag: bei Bedarf Ordnung halten, Früchte bereitstellen sowie Büromaterial/Papier nachbestellen (bei Abwesenheit der Lernenden)
• Erstellung von Registern und Ordnern sowie Dokumentationen
• Mithilfe bei Grossversand
• Freundliche und kompetente Ansprechperson für alle organisatorischen Aufgaben

Ihr Profil

• Mindestens 25 Jahre
• Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung; Berufserfahrung wünschenswert, idealerweise in der Baubranche
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute EDV-Kenntnisse (MS Office); Kenntnisse einer Baumanagement-Software von Vorteil
• Zuverlässige, strukturierte Arbeitsweise sowie unternehmerisches Denken und Handeln
• Belastbarkeit in Stresssituationen
• Loyale Persönlichkeit mit Eigeninitiative

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Ziele mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.

Sie organisieren gerne, behalten auch in hektischen Phasen den Überblick und unterstützen Teams mit Ihrer strukturierten, zuverlässigen Art? Dann könnte diese Position im Sekretariat und Assistenzbereich genau zu Ihnen passen.

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Ihre Aufgaben

• Verantwortung für verschiedene Projektarbeiten: selbständige Erledigung und Organisation sämtlicher Sekretariatsaufgaben für Team-/Bereichsleiter, Projektleiter, Bauleiter, Architekten und Zeichner
• Administrative Unterstützung der Bereiche Projektentwicklung und Marketing
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• Rezeption und Telefonie: Bedienung der Telefonzentrale und des Empfangsschalters, Verteilen eingehender E-Mails, Ab- und Anwesenheitskontrolle der Mitarbeitenden (Aufzählung nicht abschliessend)
• Interne Postbearbeitung und -verteilung
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• Terminkoordination, Organisation von Sitzungen, Protokollwesen und Führen von Pendenzenlisten
• Offert-, Submissions- und Werkvertragsmanagement
• Mithilfe in Bauadministration und Baubuchhaltung in Zusammenarbeit mit der Bauleitung
• Mithilfe bei Dokumentationen und Revisionsunterlagen
• Unterstützung der internen Dienste: Betreuung interner und externer Kunden und Gäste während Sitzungen (Aufzählung nicht abschliessend)
• Küche und Büroalltag: bei Bedarf Ordnung halten, Früchte bereitstellen sowie Büromaterial/Papier nachbestellen (bei Abwesenheit der Lernenden)
• Erstellung von Registern und Ordnern sowie Dokumentationen
• Mithilfe bei Grossversand
• Freundliche und kompetente Ansprechperson für alle organisatorischen Aufgaben

Ihr Profil

• Mindestens 25 Jahre
• Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung; Berufserfahrung wünschenswert, idealerweise in der Baubranche
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute EDV-Kenntnisse (MS Office); Kenntnisse einer Baumanagement-Software von Vorteil
• Zuverlässige, strukturierte Arbeitsweise sowie unternehmerisches Denken und Handeln
• Belastbarkeit in Stresssituationen
• Loyale Persönlichkeit mit Eigeninitiative

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Hinweis zur Bewerbung
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