Sind Sie eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit mit Erfahrung im administrativen Support auf höchstem Niveau?

jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche.

Unser Kunde ist eine etablierte Organisation mit dem Ziel, effiziente und qualitätsorientierte Verwaltungsunterstützung für die Geschäftsleitung bereitzustellen. Das Unternehmen legt großen Wert auf eine offene, kooperative Unternehmenskultur, in der Teamarbeit und Integrität zentral sind. Mit Ihrer Mitarbeit tragen Sie dazu bei, die reibungslose Organisation der Geschäftsprozesse und die erfolgreiche Durchführung von Projekten sicherzustellen.

Assistant(e) de Direction (F/H/D) 70% in Neuchâtel

Ihre Aufgaben

• Effektive und vertrauliche administrative Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Bewältigung täglicher Aufgaben und Vertretung bei Abwesenheit.
• Verwaltung des Kalenders, Organisation und Planung von Meetings in enger Zusammenarbeit mit der Assistenz der Geschäftsleitung.
• Organisation von Geschäftsreisen des CEO und Bearbeitung der Reisekosten gemäß den Richtlinien des CSEM.
• Verfolgung von Akten und Fristen.
• Verwaltung, Koordination und Erstellung verschiedener Berichte (z.B. Geschäftsbericht, Berichte an die Regierung, EPFL etc.).
• Aktualisierung der Webseite « Management » im Intranet, Koordination mit den Beitragenden.
• Planung der Mitarbeitersitzungen mit dem Management und Anfertigung der Protokolle.
• Initiative bei der Organisation administrativer Tätigkeiten, im Umgang mit Dokumenten und wichtigen Anfragen.
• Organisation und Vorbereitung von Events und Anlässen.
• Interner Support im Bereich Reisen und Schnittstelle zur Reiseagentur.
• Unterstützung bei temporären Projekten entsprechend Bedarf.
• Schnittstelle zwischen internen und externen Kunden.
• Organisation der Sitzungen des Verwaltungsrats und der Generalversammlung, inklusive Protokollführung.
• Vorbereitung und Organisation offizieller Dokumente im Zusammenhang mit den Verwaltungsratstätigkeiten.
• Koordination bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Dokumenten.
• Verwaltung der Korrespondenz und Rechnungsstellung.
• Organisation der Sitzungen des Projektteams (COPIL) und interner Sitzungen zwischen Projektleiter und CSEM im Rahmen des Bauprojekts JD7.
• Vorbereitung der Meetings, Protokollierung, Korrespondenz und Archivierung der Dokumente.

Ihr Profil

• Fachausweis als Assistent/in der Geschäftsleitung oder gleichwertige Ausbildung.
• Mehrjährige erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Funktion.
• Ausgezeichnete Beherrschung der französischen Sprache (Muttersprache oder gleichwertiges Niveau). Sehr gute Englischkenntnisse (Niveau C1).
• Kenntnisse in Deutsch in Wort und Schrift (Niveau B2), von Vorteil.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Hohes Maß an Diskretion und absoluter Vertraulichkeit.
• Ausgezeichnete Zuhör- und Between-Kommunikationsfähigkeiten.
• Hilfsbereitschaft, Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
• Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit.
• Organisationstalent und Prioritätenmanagement.
• Verfügbarkeit, Flexibilität und Stressresistenz.
• Sorgfalt, Professionalität und analytisches Denkvermögen.
• Proaktivität und Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen.
• Diplomatie und soziale Kompetenz.

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Zielen mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.

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Ihre Aufgaben

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• Planung der Mitarbeitersitzungen mit dem Management und Anfertigung der Protokolle.
• Initiative bei der Organisation administrativer Tätigkeiten, im Umgang mit Dokumenten und wichtigen Anfragen.
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• Interner Support im Bereich Reisen und Schnittstelle zur Reiseagentur.
• Unterstützung bei temporären Projekten entsprechend Bedarf.
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• Vorbereitung und Organisation offizieller Dokumente im Zusammenhang mit den Verwaltungsratstätigkeiten.
• Koordination bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Dokumenten.
• Verwaltung der Korrespondenz und Rechnungsstellung.
• Organisation der Sitzungen des Projektteams (COPIL) und interner Sitzungen zwischen Projektleiter und CSEM im Rahmen des Bauprojekts JD7.
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Ihr Profil

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• Mehrjährige erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Funktion.
• Ausgezeichnete Beherrschung der französischen Sprache (Muttersprache oder gleichwertiges Niveau). Sehr gute Englischkenntnisse (Niveau C1).
• Kenntnisse in Deutsch in Wort und Schrift (Niveau B2), von Vorteil.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Hohes Maß an Diskretion und absoluter Vertraulichkeit.
• Ausgezeichnete Zuhör- und Between-Kommunikationsfähigkeiten.
• Hilfsbereitschaft, Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
• Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit.
• Organisationstalent und Prioritätenmanagement.
• Verfügbarkeit, Flexibilität und Stressresistenz.
• Sorgfalt, Professionalität und analytisches Denkvermögen.
• Proaktivität und Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen.
• Diplomatie und soziale Kompetenz.

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