Sie suchen eine verantwortungsvolle Rolle als Executive Assistant in einem dynamischen Umfeld in Zürich? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

jobs-schweiz.ch verbindet Top-Talente mit herausragenden Arbeitgebern in der Schweiz. So finden Sie schneller die passende Position – regional und schweizweit.

Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Finanz- und Treuhandumfeld mit Fokus auf professionelle Beratung und strukturierte Unternehmens- sowie Vermögenslösungen. Im Arbeitsalltag wird grosser Wert auf Diskretion, Verlässlichkeit und eine serviceorientierte Zusammenarbeit im Team gelegt. Mit Ihrer Unterstützung im administrativen und organisatorischen Bereich tragen Sie massgeblich dazu bei, Abläufe effizienter zu gestalten und Kunden sowie Stakeholder reibungslos zu begleiten.

Für einen führenden Kunden in der Region Zürich suchen wir Sie als Executive Assistant (m/w/d).

Ihre Aufgaben

• Effiziente administrative und organisatorische Unterstützung des Teams
• Selbständige Verwaltung von Kalendern sowie Koordination von Meetings und Veranstaltungen
• Planung, Organisation, Buchung und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Geschäftsreisen national und international
• Vorbereitung und Aktualisierung von KYC-Dokumenten sowie Unterstützung bei Kontoeröffnungen bei Depotbanken
• Erstellung von Angeboten, Geschäftskorrespondenz und Verträgen
• Vorbereitung von Präsentationen sowie umfangreiche Korrespondenz mit Kunden und Dritten auf Deutsch und Englisch
• Erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder
• Mitarbeit an verschiedenen Projekten mit Projektmanagement und Nachverfolgung
• Unterstützung bei der Anleitung und Ausbildung von Praktikanten

Ihr Profil

• Berufserfahrung als Assistent in einem anspruchsvollen Family Office (bevorzugt) oder (Privat-)Bank
• Erfahrung in der Finanz- oder Treuhandbranche; Vorteil bei Karriere bei den Big Four
• Kenntnisse in der Gründung und Liquidation von Unternehmen, Stiftungen und Trusts in verschiedenen Jurisdiktionen
• Proaktive Identifikation und Übernahme von Aufgaben ohne Aufforderung
• Grundlegendes Verständnis von Buchhaltungs-, Steuer- und Treuhandangelegenheiten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse; Russischkenntnisse sind von Vorteil, weitere Sprachen ein Plus
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Dynamische Persönlichkeit, Fähigkeit mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, hohe operative Einsatzbereitschaft und professionelles Auftreten
• Abgeschlossene Berufsausbildung im entsprechenden Fachbereich

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Ziele mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.

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Ihre Aufgaben

• Effiziente administrative und organisatorische Unterstützung des Teams
• Selbständige Verwaltung von Kalendern sowie Koordination von Meetings und Veranstaltungen
• Planung, Organisation, Buchung und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Geschäftsreisen national und international
• Vorbereitung und Aktualisierung von KYC-Dokumenten sowie Unterstützung bei Kontoeröffnungen bei Depotbanken
• Erstellung von Angeboten, Geschäftskorrespondenz und Verträgen
• Vorbereitung von Präsentationen sowie umfangreiche Korrespondenz mit Kunden und Dritten auf Deutsch und Englisch
• Erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder
• Mitarbeit an verschiedenen Projekten mit Projektmanagement und Nachverfolgung
• Unterstützung bei der Anleitung und Ausbildung von Praktikanten

Ihr Profil

• Berufserfahrung als Assistent in einem anspruchsvollen Family Office (bevorzugt) oder (Privat-)Bank
• Erfahrung in der Finanz- oder Treuhandbranche; Vorteil bei Karriere bei den Big Four
• Kenntnisse in der Gründung und Liquidation von Unternehmen, Stiftungen und Trusts in verschiedenen Jurisdiktionen
• Proaktive Identifikation und Übernahme von Aufgaben ohne Aufforderung
• Grundlegendes Verständnis von Buchhaltungs-, Steuer- und Treuhandangelegenheiten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse; Russischkenntnisse sind von Vorteil, weitere Sprachen ein Plus
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Dynamische Persönlichkeit, Fähigkeit mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, hohe operative Einsatzbereitschaft und professionelles Auftreten
• Abgeschlossene Berufsausbildung im entsprechenden Fachbereich

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Vielfalt und Chancengleichheit
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