Sind Sie eine erfahrene Assistenzpersönlichkeit mit einem Blick fürs Detail? Möchten Sie in einer dynamischen Umgebung auf C-Level-Ebene tätig sein? Dann suchen wir genau Sie!

jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Unser Kunde ist eine etablierte Organisation mit dem Ziel, innovative Lösungen im Bereich Luxusgüter zu liefern. Das Unternehmen legt großen Wert auf eine offene und respektvolle Unternehmenskultur, die individuelle Entwicklung fördert. Als neues Teammitglied haben Sie die Möglichkeit, maßgeblich zum Erfolg und zur Effizienz der Führungsebene beizutragen.

Executive Assistant C level in La Chaux de Fonds (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Hochrangige Unterstützung mehrerer Mitglieder des Executive Committees, insbesondere des Chief Operations Officer (80%) und des Chief Marketing Officer (20%).
• Sicherstellung reibungsloser Abläufe bei den Führungstätigkeiten durch Terminplanung, Reiseorganisation, Meetingskoordination und administrative Unterstützung.
• Planung und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Reiseplänen, Flügen, Hotels, Transfers, Budgets und Visa-Angelegenheiten.
• Organisation der Logistik für interne und externe Meetings, Besuche und Events (Lieferantentage, Ausschussmeetings, Kundenveranstaltungen, Marketing-Meetings).
• Erstellung von Präsentationen, Meeting-Materialien und Dokumentationen sowie Begrüßung der Teilnehmer.
• Protokollführung bei Schlüsselmeetings.
• Proaktive Verwaltung und Synchronisation der Kalender mehrerer Mitglieder des Executive Committees gemäß Prioritäten und Anforderungen.
• Koordination von Meetings, inklusive Terminplanung, Einladungen, Raumbuchungen, Vorbereitung der Unterlagen und Nachbereitung.
• Bearbeitung eingehender Anfragen, Korrespondenz und Priorisierung.
• Nachverfolgung von Maßnahmen mit entsprechenden Stakeholdern.
• Administrative Unterstützung bei Budgetüberwachung und Berichterstattung.
• Organisatorische Unterstützung für Projektmanager bei bereichsübergreifenden Initiativen.
• Ad hoc administrative Unterstützung für das Executive Committee.
• Klare, präzise und strukturierte Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern.
• Zusammenarbeit mit Führungskräften, der Personalabteilung und weiteren Organisationseinheiten.
• Kommunikation mit Lieferanten, Partnern und externen Dienstleistern.

Ihr Profil

• Mindestens 10 Jahre Erfahrung als Assistenz auf Führungsebene oder im Executive Support.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und selbstbewusstes Auftreten gegenüber Stakeholdern aller Hierarchiestufen.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) sowie in Kollaborationstools wie SharePoint. Erfahrung mit Reporting-Tools und Datenanalyse.
• Abschluss oder Zertifizierung im Bereich Executive Assistance, Betriebswirtschaft oder ähnliches.
• Fließend in Englisch und Französisch. Gute Kenntnisse in Deutsch sind wünschenswert.
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld, idealerweise in der Luxusindustrie.
• Nachweisliche Erfahrung in der Organisation von Führungsebene-Meetings und Events sowie professionelles Repräsentieren der Geschäftsleitung.
• Wünschenswert: Mittlere Deutschkenntnisse, Erfahrung in der Uhrenbranche, Kenntnisse in SAP oder anderen ERP-Systemen.

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Ziele mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.

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• Hochrangige Unterstützung mehrerer Mitglieder des Executive Committees, insbesondere des Chief Operations Officer (80%) und des Chief Marketing Officer (20%).
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• Planung und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Reiseplänen, Flügen, Hotels, Transfers, Budgets und Visa-Angelegenheiten.
• Organisation der Logistik für interne und externe Meetings, Besuche und Events (Lieferantentage, Ausschussmeetings, Kundenveranstaltungen, Marketing-Meetings).
• Erstellung von Präsentationen, Meeting-Materialien und Dokumentationen sowie Begrüßung der Teilnehmer.
• Protokollführung bei Schlüsselmeetings.
• Proaktive Verwaltung und Synchronisation der Kalender mehrerer Mitglieder des Executive Committees gemäß Prioritäten und Anforderungen.
• Koordination von Meetings, inklusive Terminplanung, Einladungen, Raumbuchungen, Vorbereitung der Unterlagen und Nachbereitung.
• Bearbeitung eingehender Anfragen, Korrespondenz und Priorisierung.
• Nachverfolgung von Maßnahmen mit entsprechenden Stakeholdern.
• Administrative Unterstützung bei Budgetüberwachung und Berichterstattung.
• Organisatorische Unterstützung für Projektmanager bei bereichsübergreifenden Initiativen.
• Ad hoc administrative Unterstützung für das Executive Committee.
• Klare, präzise und strukturierte Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern.
• Zusammenarbeit mit Führungskräften, der Personalabteilung und weiteren Organisationseinheiten.
• Kommunikation mit Lieferanten, Partnern und externen Dienstleistern.

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• Mindestens 10 Jahre Erfahrung als Assistenz auf Führungsebene oder im Executive Support.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und selbstbewusstes Auftreten gegenüber Stakeholdern aller Hierarchiestufen.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) sowie in Kollaborationstools wie SharePoint. Erfahrung mit Reporting-Tools und Datenanalyse.
• Abschluss oder Zertifizierung im Bereich Executive Assistance, Betriebswirtschaft oder ähnliches.
• Fließend in Englisch und Französisch. Gute Kenntnisse in Deutsch sind wünschenswert.
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld, idealerweise in der Luxusindustrie.
• Nachweisliche Erfahrung in der Organisation von Führungsebene-Meetings und Events sowie professionelles Repräsentieren der Geschäftsleitung.
• Wünschenswert: Mittlere Deutschkenntnisse, Erfahrung in der Uhrenbranche, Kenntnisse in SAP oder anderen ERP-Systemen.

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Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.